Na oferty czekamy do 5.04.2024 r.

1. Informacja o Festiwalu

• Pol'and'Rock Festival to letni Festiwal muzyczny organizowany na przełomie lipca i sierpnia w Polsce.
• Organizatorem Festiwalu jest Fundacja Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy, która tym letnim koncertem chce podziękować wszystkim wolontariuszom i ludziom wspierającym jej styczniowe, finałowe działania.

 Zarys postępowania ofertowego

• Przedmiotem postępowania jest wyłonienie operatora/ów gastronomicznych, którzy będą świadczyli usługi sprzedaży gotowych posiłków na terenie Festiwalu.
• Postępowanie ofertowe dotyczy dwóch kolejnych edycji Pol'and'Rock Festival, które odbędą się na lotnisku Czaplinek-Broczyno odpowiednio:
  • 30. Pol’and’Rock Festival w dniach 1-3.08.2024
  • 31. Pol’and’Rock Festival w dniach 31.07-2.08.2025
• Na terenie Festiwalu od wtorku (g.12:00) do niedzieli (g.12:00) przez 6 dni w cyklu 24h mają działać dwie strefy gastronomiczne przeznaczone dla uczestników.

 Specyfikacja stref gastronomicznych

• Przedmiot zapytania obejmuje dwie strefy gastronomiczne:
  • STREFA A – o wymiarach 110 x 70 / 7700 m2 powierzchni (kwota za dzierżawę za każdy rok w wysokości minimum 350 000 zł netto) – strefa jest umiejscowiona ok. 400 m od linii sceny,
  • STREFA B – o wymiarach 110 x 70 / 7700 m2 powierzchni (kwota za dzierżawę za każdy rok w wysokości minimum 300 000 zł netto) – strefa jest umiejscowiona ok. 1100 m od linii sceny.

 Wymagania dot. oferty

• Oferta powinna zawierać:
  • opis doświadczenia Oferenta w żywieniu uczestników imprez masowych (wskazać minimum 2 imprezy masowe z ostatnich 2 lat z informacją o liczbie żywionych uczestników),
  • plan proponowanej strefy gastronomicznej z uwzględnieniem: strefy zaplecza, kuchni, stoisk sprzedażowych, miejsc do spożywania posiłków (wskazanie ilości miejsc siedzących),
  • wykaz dostawców półproduktów (piekarnie, mięso itp.),
  • mechanikę sprzedaży – proces zakupu i wydawania wyżywienia,
  • liczbę osób obsługujących strefy (z wyszczególnieniem stoisk sprzedażowych),
  • propozycję zróżnicowanego menu (uwzględniającego minimum 3 posiłki wegetariańskie i 3 wegańskie) wraz z cenami,
  • wskazanie, którą strefą zainteresowany jest Oferent i propozycję kwoty dzierżawy, biorąc pod uwagę minimalne wymagania Producenta Wykonawczego.

 Zobowiązania operatorów gastronomii

• Oferent będzie zobowiązany do:
  • pokrycia kosztów związanych z uzbrojeniem terenu w media (woda, prąd),
  • zadbania o porządek wyznaczonego terenu: sprzątanie, zagwarantowanie kontenerów do składowania odpadów stałych,
  • zorganizowania zaplecza sanitarnego,
  • wygrodzenia terenu,
  • postawienia hal namiotowych, kontenerów biurowych oraz zabezpieczenia stref przez ochronę.
    Ze względu na zapewnienie bezpieczeństwa uczestników Festiwalu, jego sprawny przebieg oraz z przyczyn logistycznych, usługi te Oferent musi zamówić u Producenta Wykonawczego Festiwalu (lub podmiotu przez niego wskazanego).
• Oferent musi zagwarantować przyjmowanie płatności w gotówce jak również za pośrednictwem pieniądza elektronicznego (karty bankowe, urządzenia mobilne, BLIK, itp.).
  Ze względu na zapewnienie bezpieczeństwa uczestników Festiwalu, jego sprawny przebieg oraz z przyczyn logistycznych, terminale do realizacji płatności elektronicznych Oferent musi zamówić w firmie wskazanej przez Producenta Wykonawczego Festiwalu.

• Dostawa kawy, herbaty, softów do stref gastronomicznych będzie realizowana przez Producenta Festiwalu lub firmę wskazaną przez Producenta Wykonawczego Festiwalu na zlecenie i koszt Oferenta. Dodatkowo Oferent będzie zobowiązany do brandowania stanowisk markami, które wskaże Producent Wykonawczy Festiwalu.
• Dostawy półproduktów do stref gastronomicznych w trakcie trwania Festiwalu są możliwe jedynie w godzinach nocnych: 02:00 – 06:00 na podstawie wydanej przez Producenta Wykonawczego Festiwalu personalizowanej wjazdówki. W pozostałych godzinach obowiązuje zakaz poruszania się samochodów po terenie Festiwalu.
• Oferent zobowiązany będzie do uzyskania zgody od Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej na prowadzenie działalności na Festiwalu oraz do zabezpieczenia PPOŻ zgodnie z wymogami ustawy.
• Oferent nie będzie miał prawa do poddzierżawy terenu oraz zlecenia sprzedaży podmiotom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody Producenta Wykonawczego Festiwalu.

 Kontakt i informacje dodatkowe

• Wszelkie pytania związane z przygotowaniem oferty można składać do dnia 29.03.2024 r. na adres mailowy: festiwal@wosp.org.pl
• Producent Wykonawczy Festiwalu dopuszcza złożenie oferty na jedną wybraną strefę bądź na dwie.
• Producent Wykonawczy Festiwalu zastrzega sobie prawo do odwołania postępowania ofertowego w dowolnym momencie.
• Oferty należy złożyć drogą mailową na adres festiwal@wosp.org.pl w tytule wpisując przedmiot zapytania: Nazwę oferenta - GASTRONOMIA – STREFA A lub B lub A+B.
• W przypadku braku ofert na strefę A lub B Producent Wykonawczy może zaproponować jej obsługę Oferentowi, który nie został wybrany do realizacji strefy, na którą złożył ofertę.
• Oferent Przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że na terenie Festiwalu znajduje się market Lidl (z zastrzeżeniem, że nie ma zgody na sprzedaż gotowych posiłków).
• Na oferty czekamy w nieprzekraczalnym terminie do 5.04.2024 r.
• Oferty przesłane po tym terminie nie będą brane pod uwagę.
• Po wyłonieniu oficjalnych operatorów gastronomicznych Producent nie przewiduje dopuszczenia innych podmiotów do sprzedaży wyżywienia na terenie Festiwalu.

Szczegóły na stronie organizatora: Pol'and'Rock